Comment optimiser vos notes de frais? Guide pratique, modèles et outils indispensables

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Comment faire une note de frais : bonnes pratiques, modèles et outils

La gestion des dépenses professionnelles est un aspect crucial de la comptabilité et de la finance d’entreprise. Elle assure une transparence et une régulation des dépenses professionnelles, grâce à des documents justificatifs destinés à rembourser les employés pour certains frais engagés dans le cadre de leur travail. Cependant, il est important de connaître et d’appliquer certaines règles et bonnes pratiques pour que les notes de frais soient validées, que le processus soit manuel ou entièrement numérisé.

Comprendre la note de frais

Une note de frais est un document ou un formulaire que l’employé remplit pour se faire rembourser des dépenses professionnelles qu’il a avancées avec ses propres fonds. Ce processus nécessite généralement de fournir des justificatifs tels que des reçus ou des factures, accompagnés d’un formulaire détaillant chaque dépense. L’objectif est de fournir une trace écrite et vérifiable des dépenses afin que l’entreprise puisse les examiner et les rembourser si nécessaire. Les notes de frais doivent respecter la politique de dépenses de l’entreprise et la réglementation fiscale en vigueur, garantissant ainsi que seules les dépenses légitimes et nécessaires soient remboursées.

Quels types de dépenses peuvent être remboursés ?

Les dépenses éligibles à une note de frais varient en fonction de la politique de l’entreprise et de la réglementation locale, mais elles peuvent généralement inclure :

  • Les déplacements professionnels : cela peut inclure les billets de train, d’avion, les frais de carburant, les péages, ou même le coût de location d’un véhicule.
  • L’hébergement : cela concerne principalement les nuitées d’hôtel lors de déplacements professionnels.
  • Les repas : les dépenses de repas lors des déplacements ou à l’occasion de réunions ou dîner d’affaires peuvent être remboursées.
  • Les fournitures et le matériel professionnel : les remboursements peuvent inclure l’achat de matériel ou de fournitures nécessaires à l’exercice de la profession qui ne sont pas directement fournis par l’entreprise.
  • Les frais de communication : les coûts liés aux communications professionnelles, tels que des abonnements mobiles ou l’accès à Internet lors de déplacements, peuvent figurer sur les notes de frais.

Il est essentiel pour les employés de vérifier la politique interne de leur entreprise pour s’assurer que les dépenses qu’ils engagent respectent les critères d’éligibilité et le plafonnement définis en amont. Ces dépenses doivent, en toutes circonstances, avoir un caractère professionnel, être proportionnées et justifiées. Enfin, il est à noter qu’un employé peut demander le remboursement de ses frais professionnels jusqu’à trois ans après la dépense, même s’il a quitté l’entreprise entre-temps.

Comment rédiger une note de frais ?

Il n’y a pas de règles strictes sur la forme que doit prendre une note de frais. Chaque entreprise peut mettre en place son propre modèle. Il peut s’agir d’un simple tableau Excel (de nombreux modèles sont disponibles en ligne), mais la plupart des structures utilisent désormais des logiciels permettant la numérisation du processus et réduisant les tâches chronophages grâce au scan de factures et à l’automatisation de leur analyse. Certains outils proposent également des modèles de notes de frais pour faciliter la tâche des employés qui ne bénéficient pas nécessairement d’un logiciel tout-en-un.

Les meilleurs outils pour les notes de frais

Pour être traitée et remboursée efficacement, une note de frais doit contenir plusieurs informations clés :

  • La date de la dépense : cela permet de vérifier l’éligibilité de la dépense par rapport à la période d’activité concernée.
  • Le montant : le coût exact de la dépense, idéalement accompagné de la devise si les dépenses ont eu lieu à l’étranger, avec indication de la TVA le cas échéant.
  • La nature de la dépense : une description claire du motif de la dépense, indiquant comment elle se rapporte à l’activité professionnelle et, si nécessaire, à la mission.
  • Les justificatifs : reçus, factures, billets, ou tout autre document pouvant attester de la dépense et de son montant, qui doivent être joints à la note.
  • L’identité du demandeur : pour assurer le suivi et le remboursement correct, l’employé doit clairement identifier ses coordonnées et son poste.

En complément, certaines entreprises peuvent demander des informations supplémentaires, telles que le projet ou le client associé à la dépense, pour une meilleure allocation des coûts ou pour contrôler le bien-fondé d’une invitation.

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